10 recomendaciones para optimizar tus reuniones (Parte I)
Es común escuchar sobre optimizaciones en materias primas, en la integración o disolución de unidades de negocio, en la tercerización de departamentos que no son clave o la optimización de líneas de producción. Pero rara vez optimizamos las reuniones.
Las reuniones son un claro reflejo de la cultura empresarial. En algunas empresas son cortas, se llevan a cabo de pie y son muy dinámicas. En otras son largas y en su mayoría una pérdida de tiempo.
En todo caso, no se trata de algo trivial. Durante las reuniones se toman decisiones, se informa, se coordina, se revisa el avance de proyectos y se utilizan para mejorar la comunicación. En general, se realiza todo lo que se necesita para lograr los objetivos y trabajar de manera más coordinada.
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Hay reuniones que han cambiado la historia de empresas y hay otras que han cambiado la historia del mundo. Una reunión puede ser decisiva y marcar un antes y después. Pero, desgraciadamente, la mayoría son una gran pérdida de tiempo. Al mes tenemos más de 50 reuniones en promedio por lo que, realmente, vale la pena optimizarlas.
¿Cómo hacerlas más eficientes y eficaces?
Aquí te dejo las primeras cinco recomendaciones:
1. Propósito: ¿Cuál es el propósito de la reunión? Si es difícil explicar, más vale aclarar al inicio. El propósito u objetivo de la reunión se debería explicar en una sola oración y todos los participantes deberían conocer el mismo.
2. Planifica y utiliza una agenda basada en preguntas: Una reunión sin agenda tiene el potencial de ser un barco a la deriva. Ayuda también si cada punto de la agenda se formula como una pregunta. En lugar de “presupuesto”, mejor sería “¿cómo vamos a optimizar el presupuesto en un 10%?”. También, en caso de aplicar, siempre es bueno leer la agenda anterior y con ello el avance de los acuerdos. Con respecto a la minuta de esa reunión, es absolutamente clave que cada actividad tenga un solo responsable.
3. Acorta el tiempo: Hay compañías con culturas muy dinámicas y reuniones de 15 minutos. 15 minutos nos puede parecer muy poco en Latinoamérica, pero 30 minutos es algo más realista. La disciplina es clave en este punto.
4. Reúnete diariamente con tu equipo, pero solo 10 minutos: Esta reunión, que podría ser de pie y en un lugar donde los indicadores sean visibles, ahorrará muchas otras reuniones. El contenido es siempre el mismo: prioridades, noticias de las últimas 24 horas, temas actuales, problemas potenciales y cómo se van a resolver, necesidades, aprendizajes y cualquier otro tema relevante. Si hay un tema que pueda ser más largo, se “parquea” para otro momento o se comenta en alguna otra reunión en la que sólo deberán estar las personas necesarias.
5. Organiza reuniones en cascada: Si tu empresa tiene varios departamentos o unidades de negocio, una opción es organizar reuniones en cascada. Por ejemplo, a las 10:00 am se reúnen los diferentes departamentos, durante 10 minutos, y a las 12:00 pm se reúnen los jefes o líderes de los departamentos con el gerente también durante 10 minutos. Con ello, los jefes de área ya tienen la información relevante y las prioridades de los diferentes equipos para compartir con el gerente y con ello ahorrar reuniones.
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¿Cuál de estas recomendaciones podrías implementar en tu equipo y empresa?
Espera las siguientes 5 recomendaciones en la parte dos de este este artículo.
Realizado por Gabriel Figueroa, gerente general Adbanz - People & Performance, fundador de www.UP-365.com.
10 recomendaciones para optimizar tus reuniones (Parte II)
En todo caso, no se trata de algo trivial. Durante las reuniones se toman decisiones, se informa, se coordina, se revisa el avance de proyectos y se utilizan para mejorar la comunicación. En general, se realiza todo lo que se necesita para lograr los objetivos y trabajar de manera más coordinada.
Hay reuniones que han cambiado la historia de empresas y hay otras que han cambiado la historia del mundo. Una reunión puede ser decisiva y marcar un antes y después. Pero, desgraciadamente, la mayoría son una gran pérdida de tiempo. Al mes tenemos más de 50 reuniones en promedio por lo que, realmente, vale la pena optimizarlas.
¿Cómo hacerlas más eficientes y eficaces?
Aquí te dejo las primeras cinco recomendaciones:
1. Propósito: ¿Cuál es el propósito de la reunión? Si es difícil explicar, más vale aclarar al inicio. El propósito u objetivo de la reunión se debería explicar en una sola oración y todos los participantes deberían conocer el mismo.
2. Planifica y utiliza una agenda basada en preguntas: Una reunión sin agenda tiene el potencial de ser un barco a la deriva. Ayuda también si cada punto de la agenda se formula como una pregunta. En lugar de “presupuesto”, mejor sería “¿cómo vamos a optimizar el presupuesto en un 10%?”. También, en caso de aplicar, siempre es bueno leer la agenda anterior y con ello el avance de los acuerdos. Con respecto a la minuta de esa reunión, es absolutamente clave que cada actividad tenga un solo responsable.
3. Acorta el tiempo: Hay compañías con culturas muy dinámicas y reuniones de 15 minutos. 15 minutos nos puede parecer muy poco en Latinoamérica, pero 30 minutos es algo más realista. La disciplina es clave en este punto.
4. Reúnete diariamente con tu equipo, pero solo 10 minutos: Esta reunión, que podría ser de pie y en un lugar donde los indicadores sean visibles, ahorrará muchas otras reuniones. El contenido es siempre el mismo: prioridades, noticias de las últimas 24 horas, temas actuales, problemas potenciales y cómo se van a resolver, necesidades, aprendizajes y cualquier otro tema relevante. Si hay un tema que pueda ser más largo, se “parquea” para otro momento o se comenta en alguna otra reunión en la que sólo deberán estar las personas necesarias.
5. Organiza reuniones en cascada: Si tu empresa tiene varios departamentos o unidades de negocio, una opción es organizar reuniones en cascada. Por ejemplo, a las 10:00 am se reúnen los diferentes departamentos, durante 10 minutos, y a las 12:00 pm se reúnen los jefes o líderes de los departamentos con el gerente también durante 10 minutos. Con ello, los jefes de área ya tienen la información relevante y las prioridades de los diferentes equipos para compartir con el gerente y con ello ahorrar reuniones.
¿Cuál de estas recomendaciones podrías implementar en tu equipo y empresa? Espera las siguientes 5 recomendaciones en la parte dos de este este artículo.
Realizado por Gabriel Figueroa, gerente general Adbanz - People & Performance, fundador de www.UP-365.com.
10 recomendaciones para optimizar tus reuniones (Parte II)