<p style="margin: 0px; text-align: justify;"><span style="color: #000000;">Paso 1. Establecer una agenda. Cada reunión debe tener un objetivo claro. Incluirlo en la invitación, junto con los temas para tratar, quiénes y por qué deben participar, la duración estimada y el lugar del encuentro. Si es posible, establece también quién conducirá la reunión. Las herramientas como el Microsoft Outlook y el Calendario de Gmail facilitan la coordinación y la confirmación de asistencia.</span></p> <p style="margin: 0px; text-align: justify;"><br /> </p> <p style="margin: 0px; text-align: justify;"><span style="color: #000000;">Paso 2. Preparar la reunión y pedir preparación a quienes corresponda. La persona a cargo de la coordinación debe ocuparse previamente de que esté disponible todo lo necesario para el evento. Desde el material de presentación o discusión, muestras y productos, hasta los servicios de soporte como el café o equipamiento tecnológico.</span></p> <p style="margin: 0px; text-align: justify;"><br /> </p> <p style="margin: 0px; text-align: justify;"><span style="color: #000000;">Paso 3. Exigir(se) puntualidad. Comenzar a tiempo y con todos los invitados presentes asegura el aprovechamiento de los recursos personales y del negocio. Además, la reunión requiere de un cierto tiempo pre-pautado para poder llegar a buen puerto. Si se ve limitado por tardanzas, quedarán temas pendientes y se tomarán decisiones apresuradas.</span></p> <p style="margin: 0px; text-align: justify;"><br /> </p> <p style="margin: 0px; text-align: justify;"><span style="color: #000000;">Paso 4. Realizar la apertura formal de la reunión. El coordinador debe dar comienzo a la reunión, con un repaso de la agenda. La presentación de los participantes o la primera intervención de cada uno puede ser también un espacio para anuncios o comentarios más personales (por ejemplo, si alguien dejará la reunión antes de tiempo, anticipa que debe responder a un llamado o comunica que no ha podido preparar algún tema de la agenda).</span></p> <p style="margin: 0px; text-align: justify;"><br /> </p> <p style="margin: 0px; text-align: justify;"><span style="color: #000000;">Paso 5. Conducir la reunión. Es raro que un encuentro de varias personas fluya naturalmente hacia los objetivos planteados. Distracciones, conversaciones personales, interrupciones, cansancio y otros factores pueden conspirar en contra de la eficiencia. El conductor del encuentro tiene que asegurar el cumplimiento de la agenda, administrar los tiempos y las intervenciones y orientar al grupo hacia los objetivos planteados. Si hay una negociación como centro de la reunión, el coordinador debe actuar como mediador, para que pueda resolverse.</span></p> <p style="margin: 0px; text-align: justify;"><span style="color: #000000;"><br /> Fuente: <a href="http://www.buenosnegocios.com/" target="_blank">Buenos Negocios</a></span></p>