Ocho recomendaciones para el manejo eficiente de las finanzas en las pequeñas y medianas empresas

En la actualidad, se estima que las pymes son las responsables de generar cerca del 65% del empleo formal en el país. De acuerdo con información de la Superintendencia de Compañías, de las casi 22 mil pymes que publicaron sus balances hasta junio 2016, 31% son medianas y 69% son pequeñas empresas. Los ingresos generados por estas pymes en 2015 rondaron los USD26.000 millones (26% del PIB ecuatoriano) y utilidades de alrededor de USD1.364 millones.

Dado su papel significativo en la economía, el fomento de sus capacidades y una adecuada asesoría que las acompañe durante sus retos productivos, el desarrollo de su gestión y la búsqueda de nuevas oportunidades se vuelve indispensable.

Banco ProCredit, entidad financiera con respaldo internacional y altamente comprometida con el desarrollo de las pymes, ha elaborado la presente guía con ocho recomendaciones clave para el manejo eficiente de las finanzas en las pequeñas y medianas empresas. La misma abarca temas como: la planeación estratégica del negocio, el control minucioso de los procesos financieros, la importancia de contar con un plan de inversión y los pasos a seguir en caso de requerir financiamiento.

No considerar el manejo adecuado de los recursos financieros como una prioridad podría generar situaciones de estrés innecesarias que deriven en un impacto para la sostenibilidad o el desarrollo de la compañía: incumplimiento de obligaciones con proveedores o reguladores, pérdida de oportunidades en el mercado y demora en la toma de decisiones.

1. Formalizar el negocio: es importante que las pequeñas y medianas empresas conozcan a detalle los requerimientos legales para su correcta constitución. En Ecuador, la formalización del negocio implica algunos requisitos legales básicos:

1.1 Número de RUC (Registro Único de Contribuidores).

1.2 Escritura de constitución legalizada en la Superintendencia de Compañías e inscrita en el Registro Mercantil.

1.3 Certificado de cumplimiento de obligaciones y existencia legal, otorgado por la Superintendencia de Compañías.

1.4 Nombramiento de los representantes legales.

1.5 Certificados de cumplimiento con el IESS.

1.6 Permisos de funcionamiento.

La formalización del negocio es clave porque representa importantes beneficios para las pymes, entre los que se destacan los siguientes:

Posibilidad de agremiarse en cámaras o asociaciones que representan su actividad económica. Esto facilita a la empresa participar en actividades de promoción y actualización de información.

Considerando el nivel de formalidad, la organización tiene la posibilidad de acceder a financiamientos con mejores condiciones.

Reconocimiento a nivel de mercado, lo que a mediano y largo plazo podría representar crecimiento y posicionamiento de la pyme en relación con sus clientes, proveedores e inversionistas.

2. Diseñar un Modelo de Planeación y Gestión Financiera: la evaluación de indicadores para el análisis financiero y de la situación general de la institución permitirá tener una visión y proyección más amplias para garantizar un manejo eficiente de los recursos y proyectar su sostenibilidad en el tiempo.

Los documentos financieros de la compañía deben estar al día, con información verificada y totalmente transparente. Es indispensable llevar la contabilidad y cumplir con la elaboración de balances generales, estados de resultados, flujo de caja y analizarlos cada cierto período.

3. Elaborar un plan estratégico y darle seguimiento: un punto estratégico en la gestión de la pyme es el desarrollo de un plan de negocio con objetivos claros, estrategias a seguir y acciones a realizar. De igual manera, se debe contar con una estructura organizativa adecuada que permita una toma de decisiones acertada y su implementación.

Es necesario realizar una evaluación objetiva de la situación de la empresa de manera periódica cada cierto tiempo, es un aspecto fundamental de la planificación y del seguimiento. ¿Son correctas las metas que se han planteado? ¿Se están siguiendo los pasos adecuados para la consecución de esos objetivos? ¿Qué falencias se han detectado y qué pasos seguir para mejorar? Esas son algunas de las preguntas que se podrían plantear para analizar la realidad de la compañía. Después de ello es importante dedicar tiempo para elaborar estrategias que permitan mejorar aquellos puntos débiles detectados en el proceso y establecer nuevos retos.

Como parte de este análisis también se debe considerar la situación general del mercado, el accionar de la competencia y todo tipo de cambio que pueda afectar al negocio. Estar un paso adelante puede marcar la diferencia.

4. Cumplir obligaciones: desde el momento mismo de su creación una pyme adquiere responsabilidades y obligaciones de carácter tributario y laboral debido a su posición de contribuyente y empleador. Banco ProCredit recomienda estar completamente al día en el pago de todas sus obligaciones ya que esto trae beneficios para la organización tanto en su reputación como en futuras inversiones y posibilidades de financiamiento.

5. Desarrollar y evaluar los planes de inversión: las inversiones son muy positivas siempre y cuando estén correctamente planificadas y permitan mejoras sustanciales para el negocio. Para la creación de un plan de inversión se deben tomar en consideración algunos aspectos como la estrategia de negocios de la organización, su posición en el mercado, fortalezas, debilidades, posibles amenazas y con qué recursos cuenta. Una vez realizado este análisis, se definen las estrategias ya sean de crecimiento, innovación o mantenimiento dependiendo de cuál sea el objetivo institucional.

Para la ejecución de un plan de inversión se debe considerar todos los recursos financieros y no financieros de los que dispone la institución. Es clave definir prioridades e identificar si las inversiones serán destinadas a capital de trabajo, compra de activos u otros destinos que conllevarían a fortalecer la posición de la pyme en determinados rubros o actividades.

6. Adoptar mitigantes de riesgos: toda pyme debe estar consciente de los riesgos, imprevistos y peligros que puede afrontar cada mercado. En este sentido, es recomendable que las pequeñas y medianas empresas tomen las debidas provisiones para estar preparados ante el pago de obligaciones que se hayan contraído con anterioridad.

De igual manera es necesario considerar la inversión en seguros específicos tanto para sus negocios como para sus colaboradores, lo que brindará seguridad económica y tranquilidad; además de que permitirá cubrir gastos imprevistos sin tener que recurrir a recursos que no estaban destinados para ello. El tipo de coberturas a contratar depende mucho del tipo de negocio o del sector. Así por ejemplo, si es una industria cuya producción depende 100% de la maquinaria, es importante contar con un seguro que cubra daños o pérdida de la misma.

7. Capacitar al personal: el equipo humano es fundamental dentro de toda compañía. Por ello es muy importante que las pymes destinen un porcentaje de sus recursos para capacitar a sus colaboradores ya que esto siempre se verá reflejado en mejores resultados financieros.

8. Buscar aliados estratégicos: las pymes deben considerar dentro de sus aliados estratégicos no sólo a los proveedores sino también a las instituciones financieras que entiendan su negocio y que podrían actuar como un asesor en términos de brindar las mejores alternativas de servicios para las necesidades de la empresa.