La gestión documental ha evolucionado significativamente en los últimos años, impulsada por la digitalización y la integración de tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial (IA). Según Nelson Córdova, Gerente de Proyectos de KM Solutions (representante de KYOCERA en Ecuador), la gestión documental es la administración controlada tanto de documentos físicos como digitales. “Entender los procesos del cliente es fundamental”, señala. Este enfoque centrado en el cliente permite, en este caso, a KM Solutions ajustar sus herramientas tecnológicas a las necesidades específicas de cada empresa, diferenciándose así de otros proveedores en el mercado. Entre los beneficios de la gestión documental no solo radica en la reducción de costos al eliminar impresiones y fotocopias innecesarias, sino que también mejora la eficiencia operativa. “Acceder fácilmente a la información reduce el tiempo de búsqueda y mejora la respuesta tanto para clientes internos como externos”, afirma Córdova. También te puede interesar: Transformación Digital: La revolución del software empresarial potenciado por inteligencia artificial Además, la confidencialidad de la información es crucial. “La información de una compañía no tiene precio, señalan los líderes empresariales; por ello, es necesario que estas herramientas aseguren un control y una administración adecuada de esta información”. Un aspecto que está en tendencia dentro de la gestión documental es la inteligencia artificial, que está transformando la gestión documental al permitir la automatización de procesos y la captura de metadata de manera eficiente. “La IA permite comparar documentos de diferentes repositorios y realizar actividades automatizadas sin intervención humana”, explica Córdova. Esta tecnología es crucial para la captura y publicación de documentos en formatos variados, facilitando su indexación y búsqueda. POR: Andrés Calvopiña Cervantes