¿Cómo evaluar a los proveedores?
Una selección rigurosa garantiza calidad y eficiencia en los productos y servicios que utilice la empresa.
A continuación se presentan siete pasos para evaluar proveedores. Esta es una propuesta con herramientas objetivas que cada negocio podrá adaptar en función de sus necesidades y prioridades.
1. Clasificar suministros
Aunque parezca evidente no es lo mismo un proveedor de materiales de oficina que uno de materia prima para la producción. Por eso, mientras mayor sea el valor de compra y el impacto del suministro, mayor será el cuidado en evaluar a los proveedores.
2. Identificar proveedores
Internet es uno de los medios más efectivos para identificar alternativas de abastecimiento, sin embargo los directorios de gremios industriales, revistas y ferias especializadas pueden ser de gran ayuda.
3. Definir criterios de evaluación
Las alternativas para seleccionar los criterios las podemos categorizar en los siguientes grupos:
a) Calidad- Especificaciones
b) Disponibilidad- Logística
c) Capacidad de respuesta- Servicio
d) Costos de compra y mantenimiento- Eficiencia
e) Comportamiento comercial- Referencias.
4. Medir el grado de motivación de los proveedores
La motivación de los proveedores puede ser medida en función de las siguientes dos variables:
a) Valor del negocio: lo que representan nuestras compras en las ventas del
proveedor.
b) Atractivo del negocio para el proveedor: aspectos cualitativos que pueden ser
de interés.
c) La gran mayoría de las áreas de compras asumen que los proveedores están motivados
o lo que es peor, ni siquiera les interesa conocer sobre su motivación.
5. Ponderar y calificar
Para este punto se puede hacer una matrizen la que se detallen los criterios de evaluación con una escala de evaluación de entre 1 y 100 y de acuerdo a ello realizar una ponderación y calificación.
En la columna de ponderación se incluyen los pesos con los cuales se establece la importancia de cada criterio y con la cual se pondera la calificación. El resultado final será la clasificación delos proveedores en: Aprobados, Elegibles (por mejorar) y no aprobados.
6. Valorar la situación financiera
Un análisis de las cifras de los Balances de los proveedores ayudará a mejorar nuestro conocimiento sobre sus operaciones y la gestión de su administración, aunque siempre será deseable contar con proyecciones para conocer las perspectivas a futuro.
7. Hacer seguimiento
Cumplir con este paso implica: comunicar los resultados de evaluación al proveedor; administrar un archivo actualizado de las evaluaciones; establecer planes de mejora con los proveedores; y actualizar las evaluaciones periódicamente.