No Bote el Dinero por Descuido

Por: Colaboración Xeros del Ecuador

Historia de la vida real. Un ejecutivo X, de una empresa ecuatoriana Y, llega una mañana Z a su oficina con un archivo encargado por su hijo. Durante la jornada de trabajo, el archivo reposa en la flash memory del ejecutivo. No la saca de su maletín hasta la noche, es entonces cuando abre el archivo llamado “Tesis”, de 120 hojas y se dispone a imprimir.

El ejecutivo imprime 720 hojas (tres ejemplares). Un proceso, por cierto, de muy alta calidad. El ejecutivo regresó en la noche y se las entregó a su hijo. Ambos estaban satisfechos. Ni al siguiente día ni a las semanas ni meses posteriores, nadie se percató de ello. La práctica, en apariencia, no afectaba las actividades administrativas ni económicas de la empresa, porque todo discurría de manera normal. Hasta que la jefatura de la compañía auditó los procesos documentales. Y cayó en la cuenta de la mala utilización de recursos que sus empleados generaban. Y el caso del ejecutivo era solo uno más.

“Cuando ponemos en marcha nuestros servicios de consultoría, podemos llegar a ver hasta el nivel de conciencia de las personas dentro de una organización en la utilización de los recursos. Solamente con un buen manejo documental, que incluye impresiones, fotocopiado, escaneo, etc., las compañías en general pueden ahorrarse entre un 20% y 30% de recursos.

Cambiar esa idea del empleado de ‘qué importa, no es mío’ a una de ‘cuidemos a la compañía y al medio ambiente’ es un trabajo de todos en la organización”, explica el Gerente de Industria Regional de Servicios de Xerox, Germán Eguiguren

Y añade otro ejemplo revelador que es una práctica muy habitual en muchas organizaciones, independientemente de su volumen de negocios. “En cierta ocasión, realizamos un piloto de nuestra auditoría documental en una compañía determinada, y al hacer el seguimiento de los trabajos enviados a las máquinas, comprobamos cómo un ejecutivo imprimía un documento que lo consideraba importante y sacaba 10 fotocopias de este. En realidad, solo necesitaba tres.

Al aplicar las recomendaciones de nuestro informe final, esta empresa, que tenía una producción de 600 mil páginas mensuales, evitó que 100 mil de ellas se desperdicien. El ahorro fue de un 20% y eso pese a que la organización creció de tamaño”.

Auditoría documental

¿Cuáles equipos son los adecuados? ¿Dónde debe ubicarse determinada máquina? ¿Cómo mantener operativos los equipos de acuerdo a la necesidad de cada departamento? ¿Qué papel juegan cada uno de los integrantes de la organización en la utilización eficiente de recursos? ¿Cuál es la conciencia ambiental de la organización? Son preguntas frecuentes en las compañías pero que muy pocas saben por dónde empezar a resolverlas.

Ahí entra la asesoría de Xerox, que ahora ofrece un completo menú de opciones para reducir al mínimo estos desperdicios cada vez que la organización pone a trabajar sus impresoras, fotocopiadoras, escáneres y, ahora, los equipos cinco en uno, o más, que incorporan hasta email.

Un primer paso, por tanto, es tener la conciencia clara de que cada papelito tiene un costo tanto económico como ambiental y que no cuidarlo impacta directamente en las cuentas de la compañía y, a la vez, en el maltrato a la naturaleza.

El mundo de la oficina cambió mucho en los últimos años. Lo que antes era común observar en el despacho de un ejecutivo, (escáner, copiadora o fax) ahora resulta, hasta cierto punto, una aberración. Todo es más efi ciente hacia la configuración de áreas de trabajo homogéneas, donde las operaciones de los miembros de dicha área confl uyen en determinado punto documental.

En este nuevo escenario, Xerox desarrolló el servicio Enterprises Print Services, que operacionalmente fue bautizado como Management Print Services (Servicios de Impresión Administrados).

¿Cómo funciona este servicio?

Xerox ingresa directamente a determinar las necesidades de una empresa con respecto a actividades inherentes a la línea de negocio o conforme a lo que hace cada uno de los grupos de trabajo.

Para comprenderlo mejor, es posible desarrollar un ejemplo práctico. Asumiendo que se trata de una empresa proveedora de servicios de telecomunicaciones, con 100 empleados que trabajan en un edificio de cuatro pisos, cada uno destinado a departamentos específicos. En la planta baja está el área de ventas y servicio al cliente. Sus ejecutivos deben atender de manera rápida a quienes optan por el servicio.

Requerirán procesos documentales que permitan imprimir solicitudes, fotocopiar o escanear documentos del cliente y entregar material de información. Ese proceso requiere de tecnología y personas que conozcan cómo hacerlo de manera rápida. Además, es imposible contemplar siquiera la posibilidad de que las máquinas no funcionen.

Esos son los errores comunes en las organizaciones: asumir que todo sirve para todo.

Hay tres aspectos que deben funcionar como ‘relojito’: las tecnologías adecuadas y listas para operar, los procesos que permiten fluidez en las órdenes de trabajo y las personas que deben conocer cómo operar tanto las máquinas como los procesos.

Xerox redondea todo ello con sus asesorías documentales, desde la ubicación de los equipos hasta la capacitación del personal. Aunque todo depende del tamaño de la empresa, este servicio toma 30 días, con un informe final sobre los trabajos a realizarse. El resultado en las finanzas de la firma es entre un 20 y 30% de ahorro.