Herramientas para construir el presupuesto

El presupuesto es probablemente una de las herramientas más importantes que una empresa pueda tener. Este provee a la empresa un plan de acción para ejecutar en el corto, mediano y largo plazo. Un presupuesto correctamente planteado puede ayudar a una empresa a cumplir los objetivos, identificar señales de advertencia a tiempo, así como convertirla en una más eficiente, productiva y rentable para contar con una ventaja competitiva en un mercado desafiante.

Por ello, les presentamos 8 elementos claves que debe tener en consideración a la hora de realizar el presupuesto de su empresa:

1. Comienza por el plan estratégico de la empresa , si ya lo tienes el siguiente paso es planificar los recursos financieros necesarios para ejecutarlo. Si no lo tienes, es momento de detenerte y revisar al lugar en que desees posicionar a la empresa y definir las estrategias para alcanzarlo en un periodo de tiempo, para luego establecer las metas y los recursos requeridos para su consecución.

2. Considera las principales variables externas a la empresa , elementos asociados al entorno económico, político, social y cultural que puedan influir en el desempeño de la empresa.

3. Plantea por lo menos 3 escenarios probables: pesimista, conservador y optimista . Si bien escogerás uno como base (generalmente el conservador), te permitirá simular diferentes escenarios al cual se enfrentará la empresa y estarás preparado para enfrentarlos. Generalmente las variables a simular para cada escenario son las ventas, gastos o entorno económico esperado.

4. Pronostica las ventas y los ingresos de la empresa , con lo cual debes considerar los principales factores que influyen en su comportamiento. Para ello determina la demanda estimada del producto o servicio, considera el mercado, la competencia directa e indirecta, productos o servicios complementarios y sustituto, el precio promedio de mercado, la capacidad de producción.

5. Estima los gastos para la operación de la empresa . Detalla cada uno de los gastos considerando los gastos generales de la empresa segmentados en fijos (servicios básicos, nómina, etc.) y variables (costo de venta, gastos administrativos, etc.), con lo cuál tendrás los recursos requeridos para operar y generar ingresos. Así mismo, debes hacer énfasis en los proyectos de inversión que se tiene contemplado realizar, en cuanto a tiempo y recursos financieros requeridos. Por último, siempre establece un monto destinado a imprevistos, sobre todo para aquellas partidas que son determinantes para la operación de la empresa.

6. Proyecta el flujo de efectivo requerido para la empresa . La planificación de los recursos financieros disponibles es fundamental para la vida de una empresa y facilita un uso más eficiente del efectivo con que cuenta tu empresa para su operación. Esta planificación contribuye a evitar que se ponga en peligro el cumplimiento de las obligaciones de la empresa, o que exista efectivo ocioso que no esté generando ganancia alguna. Cuando el flujo de efectivo es positivo muestra que la empresa tiene financiamiento suficiente para la operación, o en caso contrario indica que requiere de financiamiento adicional que podría venir de los accionistas o de algún crédito bancario.

7. Construye el presupuesto de todas las áreas de la empresa , con lo cual es fundamental que cada una de las áreas operativas cuente con su presupuesto individual para que sea más sencillo el control y seguimiento. Lo anterior, contribuirá al cumplimiento del presupuesto de la empresa.

8. Realiza periódicamente un control y seguimiento del presupuesto . Es importante para el éxito de una empresa comparar las cifras reales respecto al presupuesto, de este modo cuando se detecta alguna desviación es importante que se lleven a cabo las acciones pertinentes para corregirlo e identificar las áreas de la empresa que no están siendo eficientes en el manejo de los recursos asignados, determinar prioridades y realizar los ajustes que sean necesarios para que se cumplan en tiempo y forma.

Le recomendamos que considere para la elaboración del presupuesto un periodo entre 1 a 3 años. Así mismo, utilice para las estimaciones los datos históricos disponibles de la empresa, tendencias de mercado y juicio personales. Por último, es muy importante la claridad y coherencia en las premisas utilizadas, ya que es clave para un adecuado control y seguimiento que desencadene en la toma de decisiones oportunas para la empresa. Es importante mirar por el retrovisor pero lo fundamental es manejar y dirigir a la empresa mirando por el parabrisas para adelantarnos a las oportunidades y cambios del mercado

Enrique Beltrán

Socio director, Ebm y asociados

www.ebmasociados.com