De la noche a la mañana, las organizaciones se vieron obligadas a prepararse, no solo asegurando que los ordenadores funcionen para continuar con el trabajo normal, sino también a nivel interno, con sus trabajadores. Meses después de la convivencia con el nuevo virus, se podría decir que el futuro ya no es tan incierto. Las empresas y organizaciones han sabido adaptarse a esta nueva realidad. Pero algo que se ha aplicado, en la mayoría de ellas, es la implementación del teletrabajo, una modalidad que, de ser una opción, se convirtió en la única vía de supervivencia organizacional, en el futuro general de todas las compañías. ➤ Ver también: Consejos para garantizar un retorno seguro al trabajo Hemos pasado de la etapa de experimentación, en donde miles de trabajadores tuvieron que continuar laborando en condiciones poco apropiadas (mezclando aspectos personales con los laborales), a una etapa de certeza, en donde las empresas han evaluado todos los elementos que se necesitan para que la modalidad del teletrabajo sea funcional y productiva. Para optar por esta modalidad y que los empresarios y trabajadores la consideren como la mejor opción, es necesario tomar en cuenta los siguientes factores: 1. Tipo de negocio. Un aspecto básico, pero no tan obvio Naturalmente, una industria como la automotriz, cuyas actividades están atadas de manera obligatoria a la presencialidad (al menos, en su aspecto de producción) no podrán optar por la opción del teletrabajo. Todas aquellas compañías cuyo trabajo se pueda realizar mediante un ordenador pueden decidir sobre esta opción y llevarla a cabo como una modalidad completamente viable, y ahora, con la digitalización acelerando su paso por el mundo, estamos hablando de que estas empresas representan de un 60% a un 70%. Sin embargo, este factor no es el único que indica que el teletrabajo funcionará. Es decir, el hecho de tener un computador en casa para cada trabajador no es suficiente para la correcta implementación de esta modalidad. 2. Cambios culturales, consensos y comunicación Si bien es cierto que el teletrabajo se ha convertido en la única vía para continuar ofreciendo los productos y servicios y para obtener rentabilidad, los colaboradores son actores clave para tomar esta decisión tan importante. Hay que escuchar su posición, sus deseos, sus necesidades. No todos encuentran en esta opción un modo de trabajo que encaja con su estilo de vida. No todos encuentran motivación, satisfacción y comodidad trabajando de esta manera. Incluso, algunos no cuentan con el espacio adecuado para lograr la productividad esperada. Por lo que, en primer lugar, hay que establecer escenarios de consenso y conciliación, ya que esta decisión no solamente debe basarse en la supervivencia económica, sino en la supervivencia interna, manteniendo los lazos de cooperación para que la empresa continúe a flote. En este punto, se puede acordar optar por una vía intermedia, es decir, realizar un proyecto piloto en el que el teletrabajo vaya instalándose paulatinamente, por ejemplo, iniciando con el trabajo presencial y poco a poco incrementar los días de presencia virtual. En segundo lugar, es esencial realizar un cambio en la cultura organizacional, es decir, el modo en que se concibe la empresa y cómo conviven sus miembros. Si la cultura de la empresa es “presencialista”, y la evaluación del trabajador depende de sus horas trabajadas en un lugar específico, el teletrabajo no será viable de ninguna forma. En este cambio de cultura, para implementar esta modalidad, es importante diseñar una dirección por objetivos y un nuevo mecanismo de evaluación claro del rendimiento de los trabajadores. La cultura organizacional es un elemento más que nos debe acompañar en esta transición. Por último, establecer desde el principio cuáles serán los mecanismos y formas de interacción, es decir, aplicar una comunicación clara. Es importante definir cuáles van a ser las reglas de comunicación, transmisión de dudas, sugerencias comentarios y metas cumplidas. Decidir si, para esto, se organizarán reuniones diarias, quincenales o mensuales y si van a realizarse personalmente, de manager a trabajador, o en equipo. Esto dependerá de la naturaleza del negocio, la forma de liderazgo y las formas más comunes de interacción y trabajo en equipo ya instaladas en la forma de desenvolvimiento de los trabajadores. En este punto, también es importante definir cuáles serán las vías de seguimiento del trabajo de los colaboradores. Establecer si se enviará un reporte diario, semanal o mensual, que incluya claramente cuáles han sido los objetivos logrados, los resultados de las tareas concluidas, y cuáles han sido aquellas que han quedado pendientes y que necesitan un tipo de apoyo o un poco más de tiempo. La herramienta colaborativa Trello es ideal para monitorear estos aspectos en tiempo real. 3. Debemos estar bien armados a nivel tecnológico Por último, una vez que los trabajadores estén preparados para trabajar en esta modalidad, podemos dar paso a la preparación logística y técnica requerida para llevar a cabo el teletrabajo. Una de las herramientas virtuales que permiten la conexión de equipos es el sistema Office 365, y, complementándolo con los canales de comunicación como Zoom o Teams, lograremos organizar los espacios de trabajo de manera eficaz. Sin embargo, lo más importante es asegurar que la fluidez del trabajo y la inmediatez de la comunicación no se vean interrumpidas por problemas de conexión a internet o, en primera instancia, la falta de ordenadores en cada uno de los hogares de los teletrabajadores. Si estos problemas no son solucionados a tiempo, evidentemente, el proyecto no tendrá ningún sentido y fracasará en sí mismo. Esta modalidad, que antes de la pandemia era un terreno poco explorado, se ha convertido en una realidad cotidiana. Sin embargo, es importante continuar aprendiendo de ella, recordar que no debería ser sinónimo de más trabajo por el hecho de haberlo trasladado a los hogares, y no dejar de lado la tarea de motivar a los trabajadores, para que esta nueva forma de trabajo no se convierta en una carga, sino más bien, en una oportunidad única de trabajar en el ambiente más seguro y confortable: nuestro hogar.