Al elegir un proveedor piense en...

1. ¿Cómo localizar a un proveedor? Algunas de las fuentes de información que se puede utilizar para localizar proveedores son: Internet, prensa de información general, radio y televisión, publicaciones especializadas en la actividad de la empresa, publicaciones e informes de bancos y cajas de ahorro, cámaras de comercio, entre otros. Por otro lado están las bases de datos de organismos públicos (ministerios, comunidades autónomas, ayuntamientos, universidades, organismos oficiales, etcétera); información obtenida de empresas especializadas en gestión de bases de datos; y, fuentes internas de la propia empresa, como especialistas y técnicos en los productos. 2. Solicitar información. Cuando pida información, hágalo de las siguientes maneras: Visitas de representantes comerciales: las entrevistas con los vendedores y representantes de los fabricantes pueden constituir una de las fuentes más valiosas de información. Se debe recibir a tantos representantes de ventas como sea posible. Es indispensable el desarrollo de buenas relaciones con los proveedores. El valor de un proveedor radica en su prestigio, fuerza técnica, capacidad financiera. Visitas a las empresas de losproveedores: en algunos casos,un representante del departamentode compras podrá visitara un proveedor potencial conel fin de formarse una opiniónmediante la observación directa,respecto al equipo y al personaldel proveedor. Se considera una práctica sana que esas visitas sean realizadas en equipo, junto con los expertos técnicos y financieros. Cartas de solicitud de información: es conveniente que en las cartas que se envíen o en la negociación, los proveedores conozcan los criterios que se van a utilizar para evaluar sus ofertas. 3. Evaluación Implica el estudio exhaustivo delos posibles proveedores y su eliminación sucesiva basándose en los criterios de selección que se hayan elegido, hasta reducir la cantidad a unospocos proveedores. Con la información recabada en el proceso de selección se debe realizar el siguiente trabajo: Una ficha de cada proveedor para formar un fichero en el que se reflejarán las características de los artículos que cada uno puede suministrar. Un cuadro comparativo en el que se reflejen las condiciones ofrecidas por los proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago, descuentos, plazo de entrega, etc., que sirva para realizar un estudio comparativo. 4. Selección: Elaborado un cuadro comparativo con las características de las ofertas de todos los proveedores preseleccionados, se procederá a la elección del proveedor que ofrezca el producto y las condiciones más adecuadas a las necesidades de la empresa. Para la selección de los proveedores se utilizan básicamente criterios económicos y de calidad, aunque se puede utilizar una combinación de ambos. Criterios económicos: la selección se realiza teniendo en cuenta el precio de los artículos, los descuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transporte, embalajes, carga y descarga, etc.), los descuentos por volumen de compra y los plazos de pago. Criterios de calidad: a la hora de la selección, cuando el proveedor le conceda una gran importancia a la calidad de los artículos, éstos han de ser sometidos a un meticuloso estudio comparativo de sus características técnicas, analizar muestras, realizar pruebas, etcétera. Recuerde que no siempre la oferta más barata es la más conveniente, puesto que también se pueden considerar como parámetros de calidad aspectos no directamente relacionados con los productos como: servicio postventa, periodo de garantía, imagen que el producto y el proveedor tengan en el mercado, existencia de servicios de atención al cliente, etcétera.