<span style="font-weight: bold;">Las reuniones son un claro reflejo de la cultura empresarial.</span> En algunas empresas son cortas, se llevan a cabo de pie y son muy dinámicas. En otras son largas y en su mayoría una pérdida de tiempo. <br /> <br /> En todo caso, no se trata de algo trivial. Durante las reuniones se toman decisiones, se informa, se coordina, se revisa el avance de proyectos y se utilizan para mejorar la comunicación. En general, se realiza todo lo que se necesita para lograr los objetivos y trabajar de manera más coordinada.<br /> <br /> <img src="https://admin.grupo-ekos.com/storage/posts/migracion/Reuniones eficaces (2).jpg" align="left" style="margin: 0px 0px 20px 0px;" /> <br /> <br /> <span style="font-weight: bold;">Hay reuniones que han cambiado la historia de empresas</span> y hay otras que han cambiado la historia del mundo. Una reunión puede ser decisiva y marcar un antes y después. Pero, desgraciadamente, la mayoría son una gran pérdida de tiempo. Al mes tenemos más de 50 reuniones en promedio por lo que, realmente, vale la pena optimizarlas. <br /> <br /> <span style="font-weight: bold;">¿Cómo hacerlas más eficientes y eficaces? </span><br /> <br /> Aquí te dejo las primeras cinco recomendaciones:<br /> <br /> <span style="font-weight: bold;">1. Propósito:</span> ¿Cuál es el propósito de la reunión? Si es difícil explicar, más vale aclarar al inicio. El propósito u objetivo de la reunión se debería explicar en una sola oración y todos los participantes deberían conocer el mismo. <br /> <br /> <span style="font-weight: bold;">2. Planifica y utiliza una agenda basada en preguntas:</span> Una reunión sin agenda tiene el potencial de ser un barco a la deriva. Ayuda también si cada punto de la agenda se formula como una pregunta. En lugar de “presupuesto”, mejor sería “¿cómo vamos a optimizar el presupuesto en un 10%?”. También, en caso de aplicar, siempre <span style="font-weight: bold;">es bueno leer la agenda anterior</span> y con ello el avance de los acuerdos. Con respecto a la minuta de esa reunión, es absolutamente clave que cada actividad tenga un solo responsable. <br /> <br /> <span style="font-weight: bold;">3. Acorta el tiempo:</span> Hay compañías con culturas muy dinámicas y reuniones de 15 minutos. 15 minutos nos puede parecer muy poco en Latinoamérica, pero 30 minutos es algo más realista. La disciplina es clave en este punto. <br /> <br /> <span style="font-weight: bold;">4. Reúnete diariamente con tu equipo, pero solo 10 minutos:</span> Esta reunión, que podría ser de pie y en un lugar donde los indicadores sean visibles, <span style="font-weight: bold;">ahorrará muchas otras reuniones. </span>El contenido es siempre el mismo: prioridades, noticias de las últimas 24 horas, temas actuales, problemas potenciales y cómo se van a resolver, necesidades, aprendizajes y cualquier otro tema relevante. Si hay un tema que pueda ser más largo, se “parquea” para otro momento o se comenta en alguna otra reunión en la que sólo deberán estar las personas necesarias. <br /> <br /> <span style="font-weight: bold;">5. Organiza reuniones en cascada:</span> Si tu empresa tiene varios departamentos o unidades de negocio, una opción es organizar reuniones en cascada. Por ejemplo, a las 10:00 am se reúnen los diferentes departamentos, durante 10 minutos, y a las 12:00 pm se reúnen los jefes o líderes de los departamentos con el gerente también durante 10 minutos. Con ello, <span style="font-weight: bold;">los jefes de área ya tienen la información relevante</span> y las prioridades de los diferentes equipos para compartir con el gerente y con ello ahorrar reuniones. <br /> <br /> <img src="https://admin.grupo-ekos.com/storage/posts/migracion/Reuniones eficaces (4).jpg" align="left" style="margin: 0px 0px 20px 0px;" /> ¿Cuál de estas recomendaciones podrías implementar en tu equipo y empresa? <br /> <br /> Espera las siguientes 5 recomendaciones en la parte dos de este este artículo. <br /> <br /> Realizado por Gabriel Figueroa, gerente general Adbanz - People & Performance, fundador de <a href="www.UP-365.com. " target="_self">www.UP-365.com. </a><br /> <br /> <a href="https://ekosnegocios.com/negocios/verArticuloContenido.aspx?idArt=12050" target="_blank"> 10 recomendaciones para optimizar tus reuniones (Parte II)</a>